Adisyon Programı Nedir, Nasıl Seçilir?

Adisyon programı, masa, sipariş, mutfak ve ödeme akışını tek ekranda yöneten, günün sonunda rapor üreten kafe ve restoran yazılımıdır. Doğru seçim için dört soruya bakın: internet kesilince satış sürüyor mu, yazarkasa (ÖKC) ile resmi olarak uyumlu mu, siparişler tek kasada toplanıyor mu ve toplam maliyet ne? Aşağıda her kriter, bir demo kontrol listesiyle birlikte anlatılıyor.

Kısaca

• Önce işletme tipinizi yazın: masalı restoran, tezgâhtan satan kafe, paket ağırlıklı mutfak ya da çok şubeli zincir. Aranacak özellikler buna göre değişir.
• Yazarkasa uyumu pazarlık konusu değildir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) rehberine göre restoranlarda satış programlarının yeni nesil ÖKC ile bağlantılı, entegre ve uyumlu çalışması zorunludur.
• İnternet kesintisini demoda canlı deneyin: fişi yazdırın, mutfağa sipariş gönderin, ödeme alın.
• Fiyat listesine değil, üç yıllık toplam maliyete bakın: lisans, donanım, kurulum, destek, ek modüller.

Adisyon programı nedir?

Adisyon, bir masanın ya da siparişin açık hesabını gösteren belgedir. Adisyon programı bu hesabı kâğıttan çıkarıp ekrana taşır: ürün eklenir, mutfağa iletilir, hesap bölünür, ödeme alınır ve kayıt rapora düşer. Basit sürümler yalnızca hesap tutar. Kapsamlı sürümler stok, e-fatura, yazarkasa, QR menü, paket servis ve çok şube yönetimini aynı kayıt üzerinde birleştirir.

Aramalarda "adisyon programı", "restoran programı", "pos sistemi" ve "restoran otomasyon sistemi" aynı ihtiyaca işaret eder. Farkları şöyle düşünebilirsiniz: adisyon programı yazılımdır, POS kasa donanımı ve ödeme tarafıdır, otomasyon ise tüm işletme sürecini kapsayan geniş çerçevedir. Satın alırken bu üçünü ayrı ayrı sorgulayın: yazılım hangisi, donanım kimden, ödeme ve yazarkasa nasıl bağlanıyor?

Seçmeden önce: işletmenizi tarif edin

Aynı program her işletmeye uymaz. Kriterleri sıralamadan önce şu dört soruyu cevaplayın:

1. Günde yaklaşık kaç adisyon açıyorum ve en yoğun saatte kaç kişi sipariş giriyor?
2. Siparişin yüzde kaçı masadan, yüzde kaçı paketten geliyor?
3. Mutfak ve bar ayrı mı, ayrı yazıcı ya da ekran gerekiyor mu?
4. Bir şubem mi var, birden fazla mı olacak?

Tek kasalı, tezgâhtan satan bir kahveci için hızlı satış ekranı ve basit rapor yeterli olabilir. Bahçeli, çok masalı, paket servisi de olan bir restoran için masa planı, mutfak yönlendirmesi ve platform entegrasyonu belirleyicidir. Bu cevapları kâğıda yazıp her demoya aynı listeyle gidin; böylece programları aynı ölçüyle karşılaştırırsınız.

Adisyon programı seçerken hangi kriterlere bakılır?

Aşağıdaki tablo, demoda her programa sorabileceğiniz kriterleri ve her birinin neden önemli olduğunu özetler.

İnternet kesilince çalışma: bulut mu, yerel mi, hibrit mi?

Yazılımın nerede çalıştığı, kesinti anında ne olacağını belirler. Üç yapı vardır:

Hibrit yapıda sorulacak temel soru şudur: kesinti sırasında yapılan işlemler bağlantı gelince buluta nasıl aktarılıyor ve aynı işlem iki kez yazılıyor mu? Satıcıya "internet yokken ne çalışır, ne çalışmaz" sorusunu madde madde yazdırın.

Yazarkasa tarafı ayrıca bakılması gereken bir konudur. GİB'in yeni nesil ödeme kaydedici cihaz rehberine göre bu cihazlar bilgiyi internet yoluyla gönderir, internet bağlantısının sağlanması gerekir ve cihazın bağlantısının sürekliliği mükellefin sorumluluğundadır (GİB YN ÖKC kullanım rehberi). Yani programınız çevrimdışı çalışsa bile ÖKC için internet kesintisinde ne yapılacağını cihaz üreticisine veya yetkili servise ayrıca sorun.

FuLoop Cafe sayfasında kasanın internet olmadan aynı ekranlarla çalıştığı, verinin kasa bilgisayarında tutulduğu belirtiliyor. Cloud+ seçeneğinde kasa buluttan çalışıyor, bağlantı kesilince yerele geçiyor ve kesintide yapılan işlemler bağlantı gelince buluta aktarılıyor; tekrar gönderimde çift kayıt oluşmuyor. Kasa sayfasına göre kasa, lisansın tanıdığı çevrimdışı süre boyunca çalışır ve süre dolmadan 30 gün önce uyarı verir. Genel bakış için FuLoop Cafe sayfasına göz atabilirsiniz.

Masa, garson ve mutfak ekranı (KDS) akışı

Sipariş masadan mutfağa, mutfaktan servise doğru ilerler. Her halka koptuğunda yemek soğur ya da yanlış masaya gider. Demoda şu akışı baştan sona izleyin:

1. Garson telefondan ya da el terminalinden masayı açıp siparişi girer.
2. Sipariş istasyona göre ayrılır: yemekler mutfağa, içecekler bara.
3. Mutfak ekranında (KDS, kitchen display system) kalemler masa ve süreyle görünür.
4. Hazır olan kalem garsona bildirim olarak döner.
5. Hesap istenir, bölünür ve ödeme alınır.

Bekleme süresini renkle gösteren bir mutfak ekranı, yoğun serviste hangi masanın geciktiğini bağırmadan anlatır. FuLoop Cafe'de mutfak ekranı kalemleri masa ve adisyon bazlı kartlarda gösteriyor; 10 dakikadan sonra sarı, 20 dakikadan sonra kırmızı renk veriyor ve hazır kalem garson uygulamasına bildirim olarak dönüyor. Masadan ödemeye kadar kasa akışını kasa ve adisyon sayfasında görebilirsiniz.

Kâğıt fişle çalışan mutfaklar için de aynı soru geçerlidir: her yazıcıya yalnız o istasyonun kalemleri basılıyor mu ve yazıcı arızası satışı durduruyor mu?

QR menü ve masadan sipariş

QR menü iki farklı ürün olabilir. Biri yalnızca PDF gösteren statik bir bağlantıdır. Diğeri kasayla bağlı, fiyatı ve stoku bilen bir menüdür. Aradaki fark, fiyat değiştiğinde ortaya çıkar: statik menüde baskıyı ve dosyayı elle güncellersiniz, bağlı menüde kasadaki değişiklik menüye yansır.

Demoda şunları kontrol edin: masadan verilen sipariş doğru masanın adisyonuna düşüyor mu, fiyat istemciden değiştirilebiliyor mu, garson çağırma ve hesap isteme var mı, tükenen ürün menüde kapanıyor mu? FuLoop Cafe'de QR'dan gelen sipariş o masanın adisyonuna bekleyen kalem olarak düşüyor ve fiyat sunucudaki menüden alınıyor. Ayrıntı için QR menü sayfası var.

Paket servis ve yemek platformu entegrasyonu

Platform siparişlerini ayrı tabletten girmek, çift emek ve hata demektir. Sorulacaklar: hangi platformlarla bağlantı var, sipariş otomatik mi geliyor, durum bilgisi platforma geri gidiyor mu, ürün aç/kapa yönetilebiliyor mu, kurye atama ve harita var mı?

FuLoop Cafe sayfasında Trendyol Go ve Yemeksepeti siparişlerinin kasaya düştüğü, telefon ve WhatsApp siparişlerinin de aynı teslimat listesinde toplandığı yazıyor. Sayfaya göre kurye haritada görünüyor ve müşteri takip bağlantısıyla siparişi izliyor. Kapsamı kendi kullandığınız platformlar için paket servis sayfasında doğrulayın.

Stok ve reçete takibi

Stok modülü, bir latte satıldığında süt ve kahve miktarını stoktan düşer. Bunun için ürünün reçetesini bir kez girmeniz gerekir. İlk haftada emek ister, sonrasında kritik stok uyarısı, fire kaydı ve gerçek maliyet size geri döner. Demoda sorun: reçete nasıl tanımlanıyor, sayım farkı nasıl işleniyor, tedarikçi siparişi stoğa giriyor mu, birim maliyet ürün bazında görülüyor mu?

Küçük bir kafe stoğu başta kullanmayabilir. O durumda modülü sonradan ekleyebildiğinizden emin olun, çünkü programı değiştirmek veriyi taşımak demektir.

E-fatura, e-arşiv ve yazarkasa (ÖKC) uyumu

Bu bölüm mevzuata dayanır; satın almadan önce muhasebecinizle teyit edin.

ÖKC (ödeme kaydedici cihaz): GİB'in yeni nesil ÖKC rehberinde, restoran ve lokanta işyerlerinde satış sırasında kullanılan restoran satış programlarının, yazılımların ve harici banka POS cihazlarının yeni nesil ÖKC ile bağlantılı, entegre ve uyumlu yapıda kullanılmasının zorunlu olduğu yazıyor. Aynı rehberde ÖKC'lerin arızalı olduğu dönemlerde satışların fatura, perakende satış fişi gibi diğer belgelerle belgelendirilebileceği belirtiliyor (GİB YN ÖKC kullanım rehberi). Kapsam ve tutar eşikleri değişebildiği için güncel hâlini ynokc.gib.gov.tr adresinden kontrol edin.

E-arşiv fatura: 509 sıra no.lu VUK Genel Tebliği'ne göre e-arşiv fatura yeni bir belge türü değildir; kâğıttaki faturayla aynı hukuki niteliğe sahiptir. e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine ve vergi mükellefi olmayanlara düzenlenen faturalar elektronik ortamda oluşturulur (509 sıra no.lu VUK Genel Tebliği, GİB). Zorunluluk eşikleri zaman içinde değiştiği için tutar yazmıyoruz; güncel değeri muhasebecinizden ya da GİB'den öğrenin.

Demoda sorulacaklar:

• Adisyonu kapatırken fatura kesilebiliyor mu, alıcı e-fatura mükellefiyse belge doğru türe dönüşüyor mu?
• Yazarkasa fiş numarası ve Z numarası kasaya yazılıyor mu?
• Gönderilemeyen belge ne oluyor, çift gönderim engelleniyor mu?
• Cihaz modeliniz listede var mı?

Fatura ve yazarkasa sayfasında faturalı kapanış sihirbazının adisyonu e-arşiv ya da e-faturaya çevirdiği, belgeyi eLogo'ya gönderdiği, Token ve Beko X30TR yazarkasalara sepet gönderdiği anlatılıyor. Başka marka cihazınız varsa uyumu satıştan önce yazılı isteyin.

Raporlama ve patron uygulaması

İyi rapor ciroyu göstermekle kalmaz; kimin ne kadar indirim yaptığını, hangi masada iptal olduğunu, hangi saatin boş geçtiğini de ortaya koyar. Sorun: günlük ciro ve ürün raporu hangi detayda, gün sonu (X/Z) raporu nasıl alınıyor, iptal ve ikram kayıtları kim tarafından yapılmış görülüyor, patron telefondan izleyebiliyor mu?

FuLoop Cafe'nin patron uygulaması günün cirosunu, açık masaları ve riskli işlemleri gösteriyor; sayfaya göre yalnız izleme yapıyor, kasada kayıt değiştirmiyor.

Çoklu şube

İkinci şube açmayı düşünüyorsanız menüyü, fiyatı ve raporu merkezden yönetebilmek gerekir. Sorun: şubelerin Z raporları tek panelde toplanıyor mu, menü merkezden yayınlanıyor mu, bazı alanlar şubede kilitlenebiliyor mu, her şube için ayrı lisans mı gerekiyor? FuLoop'ta her şubenin kendi kasa lisansı olur, şubeleri tek yerden izlemek için Merkez eklenir; ayrıntı için fiyatlar sayfasına bakın.

Donanım ve destek

Yazılımın hangi donanımla çalıştığı toplam maliyeti ve esnekliği belirler. Dokunmatik kasa, termal fiş yazıcısı, para çekmecesi, mutfak yazıcısı ya da ekranı, garson cihazı ve ÖKC kalemlerini listeleyin. Sorun: mevcut yazıcınızı kullanabilir misiniz, yazıcı arızası satışı durduruyor mu, yeni donanım için marka kısıtı var mı?

Destek için üç şey isteyin: kesinti anında ulaşacağınız kanal, çalışma saatleri ve uzaktan bağlanma imkânı. Sorun çoğunlukla servisin en yoğun saatinde çıkar; destek yalnızca mesai saatlerindeyse bunu önceden bilmek istersiniz.

Toplam sahip olma maliyeti: fiyat listesinden fazlası

Adisyon programı fiyatları satıcıya, modüllere ve lisans türüne göre değişir; bu yüzden tek bir rakam vermiyoruz. Karşılaştırırken aynı kalemleri her tekliften çıkarın:

Fiyat teklifinin KDV hariç mi dahil mi olduğunu yazdırın. FuLoop Cafe modüler lisansla satılıyor; yıllık ya da süresiz seçenekler ve örnek hesaplama fiyatlar sayfasında yer alıyor.

Örnek senaryolar

Aşağıdakiler varsayımsal örneklerdir, gerçek müşteri verisi değildir.

Tezgâhtan satan kahveci. Tek kasa, hızlı satış, birkaç ürün. Öncelik: hızlı ekran, nakit-kart ödeme, günlük rapor, yazarkasa uyumu. Stok ve çoklu şube sonraya bırakılabilir.

Bahçeli restoran. Çok sayıda masa, ayrı mutfak ve bar, hafta sonu yoğunluğu. Öncelik: masa planı, istasyon yönlendirme, garson cihazı, internet kesintisinde çalışma, hesap bölme.

Paket ağırlıklı mutfak. Siparişin çoğu platformlardan gelir. Öncelik: platform entegrasyonu, kurye takibi, otomatik fiş, sipariş durumunun platforma dönmesi.

Demo sırasında sorulacak sorular: kontrol listesi

Çıktısını alıp her demoda işaretleyin:

1. Ağ bağlantısını çekince satış, mutfak fişi ve ödeme sürüyor mu? Bağlantı gelince ne oluyor?
2. Hangi yazarkasa modelleriyle çalışıyor? Fiş ve Z numarası kasaya dönüyor mu?
3. Adisyondan e-fatura ve e-arşiv kesilebiliyor mu?
4. Sipariş mutfak istasyonlarına doğru ayrılıyor mu?
5. Platform siparişleri otomatik mi düşüyor, durum platforma gidiyor mu?
6. QR menü fiyatı kasadan mı alıyor? Masadan sipariş doğru adisyona düşüyor mu?
7. Reçeteyle stok düşümü var mı?
8. İptal, ikram ve indirim yetkisi kişiye göre ayarlanıyor mu, kayıt tutuluyor mu?
9. Patron telefondan ciroyu görebiliyor mu?
10. Şube eklemek için ne gerekiyor?
11. Toplam maliyet kalemleri yazılı mı?
12. Destek kanalı ve çalışma saatleri neler?
13. Veriyi dışa aktarabilir miyim?

Bu listeyi kendi menünüz ve masalarınızla denemek için FuLoop Cafe demosunu isteyebilirsiniz; ürünün tamamı FuLoop Cafe sayfasında listeleniyor.